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Il progetto S.A.G.I.D.

Il progetto per un sistema di archiviazione e gestione delle immagini digitali (S.A.G.I.D.) nasce dalla volontà di realizzare uno strumento integrato di gestione, conservazione e diffusione del patrimonio fotografico dell'istituto. Nello stesso tempo l'Istituto intende tutelare e valorizzare maggiormente tale patrimonio attraverso la conversione in digitale delle immagini, riorganizzando i materiali, garantendone una corretta conservazione ed incrementando la fruibilità anche attraverso la consultazione on-line.

Il sistema unico di gestione degli archivi fotografici e, successivamente aero-fotografici, è pensato per trattare il dato e, di conseguenza, “l'oggetto foto” dalla fase di ingresso nel sistema (sia attraverso acquisizioni, campagne fotografiche, acquisti di fondi, donazioni ecc., che attraverso la conversione delle immagini originali in formato digitale), alla inventariazione, fino alla pubblicazione on-line. Il sistema si basa su un'architettura web open source standard (Apache, MySQL, PHP) per la gestione dei dati alfanumerici cui è connessa l'organizzazione, basata su file system, delle immagini digitali. Al fine di ottimizzare i vari passaggi nel trattamento delle immagini tra i diversi settori e creare strumenti in grado di gestire in modo automatico e programmato le funzioni di manutenzione (quali possono essere il backup e il rinnovo dei supporti), esso utilizza uno schema centralizzato dove file, cartelle e banche dati si trovano fisicamente concentrati su una unica macchina server opportunamente ridondata, che li rende disponibili a tutti gli utenti secondo modalità e privilegi di accesso prestabiliti.

La struttura della banca dati è stata costruita per adattarsi agli archivi esistenti, al momento di avvio del progetto (seconda metà dell'anno 2010) e consentirne la migrazione verso la nuova struttura unica, con un procedimento il più possibile automatizzato. Questo ha comportato una prima fase di attuazione, che si è sviluppata a partire dalla fine del 2010 e durante tutto l'anno 2011, con l'acquisizione dei dati ed il mantenimento degli archivi separati (o meglio tabelle separate) che rispecchiava la divisione in settori dell'Istituto. Successivamente si è proceduto ad una prima ottimizzazione effettuata contestualmente alla migrazione dei dati dalle vecchie strutture verso il server. Una volta ultimata la creazione della struttura della banca dati ed il suo popolamento con i dati disponibili in formato digitale, si è proceduto ad una ulteriore trasformazione nella direzione di una maggiore omogeneizzazione, nell'intento di aumentare il numero dei campi uguali tra i vari archivi fino alla completa ottimizzazione. La struttura dei dati definitiva è derivata da quella della scheda F, da cui recepisce i contenuti e i criteri di compilazione, pur aggregando alcuni tipi di informazione e limitando a pochi campi le informazioni obbligatorie.

Il processo di acquisizione e di affinamento della struttura dei dati si è protratto nel tempo, contestualmente ad una lunga attività di verifica della congruità e correttezza dei dati, alla digitalizzazione di nuove immagini e alla messa a punto del software di gestione, nonché alla predisposizione di uno strumento di consultazione pubblico. Ad oggi il progetto SAGID ha pressoché completato la fase di acquisizione e omogenizzazione dei dati pregressi e costituisce l'archivio unico dell'Istituto con 500.000 record e 150.000 immagini digitali, di queste ultime circa un terzo sono disponibili on-line sul sito dedicato.